Sidebar

19
ne, květen

BLOGEE
Typography
  • Smaller Small Medium Big Bigger
  • Default Helvetica Segoe Georgia Times
Něco o tom, jak zlepšit efektivitu a kulturu e-mailové komunikace uvnitř firmy i při komunikaci s externími subjekty.

E-mailová komunikace má svá specifika. Dovoluje nám používat jiné prostředky než klasická papírová pošta a ve většině případů zjednodušuje naši práci. Neplatí to ale vždy. Pokud nedodržujeme některá základní pravidla, může e-mail naopak efektivitu naší práce snižovat.

Není nic otravnějšího než začínat pracovní den půlhodinou tříděním e-mailů, které v mé schránce vlastně nemají co dělat. Nezanedbatelná je i stále vzrůstající náročnost e-mailové komunikace na úložné prostory a hlavně na přenosové linky.

Co je tedy vhodné mít při používání e-mailu na zřeteli? Obecně by se to asi dalo shrnout do jednoduchého mota: "Naučme se používat všechny možnosti, které nám e-mail nabízí, ale nezneužívejme je". Jak toto moto uvést do praxe se vám pokusím ukázat na několika konkrétních případech.

Adresát

Zdánlivě jednoduchá záležitost. Ale jen na první pohled. U e-mailu můžeme zvolit hned několik možností, jak adresáta, čí více adresátů, určit.

Pole adresátů

  • Základní pole je "Komu:" (neboli "To:"). Zde by měl být uveden ten, kdo má na  e-mail reagovat.

  • V políčku "Kopie:" (neboli "Cc:" - Carbon Copy) uvádíme ty adresáty, kterým chceme dát na vědomí, že je záležitost uvedená v e-mailu řešena.

  • Pole "Skrytá kopie" (neboli "Bcc" - Blind Carbon Copy) je určeno pro adresáty, které chceme skrýt před ostatními příjemci e-mailu. Skvěle se tedy hodí pro obchodní a marketingová sdělení, ale třeba i pro hromadné rozesílání vtipů kamarádům. Pokud použijeme jen pole "Skrytá kopie", pak je vhodné do pole "Komu" uvést svou vlastní adresu.

Zásadně neposíláme e-mail všem, kteří nás zrovna napadnou. Je důležité vybrat opravdu jen toho, koho se obsah e-mailu týká.

Při odpovídání na obdržené e-maily je výběr adresáta stejně důležitý, jako při odesílání vlastních e-mailů.

Předmět

Předmět, neboli také subject, e-mailu by měl být krátký a měl by výstižným způsobem charakterizovat o co v e-mailu jde. Vyvarujte se posílání e-mailů s prázdným předmětem, ale i s předmětem příliš dlouhým. Doporučuje se také v předmětu nepoužívat diakritiku. Zvláště, pokud je adresátem cizinec. 

Přílohy

E-mailová komunikace nám umožňuje přiložit k vlastnímu textu e-mailu doplňkové soubory s obrázkem, zvukem, videem či textem v proprietálním formátu. Je to opět výhoda, kterou je třeba používat s mírou.

Vkládáme-li například screenshot obrazovky, není vhodné použít přímo vložení po funkci PrtSc, ale je lepší nejdříve obrázek převést do formátu JPG nebo PNG, které jsou výrazně menší než BMP, který přímým vložením většinou vznikne.

Pokud vznikne potřeba zaslat větší přílohu, zkusme se zamyslet, zda není možné využít její uložení na jednom centrálním místě s tím, že do e-mailu přidáme jen odkaz na místo, kde je možné si ji stáhnout. Na internetu lze pro tyto účely použít například službu eDisk a jí podobné, ve vnitropodnikovém prostředí existují nástroje jako Sharepoint, sdílené disky a intranet.

Zásadně neposíláme e-maily bez textu se sdělením přiloženým v proprietálních formátech jako je například MS Word. Za prvé to snižuje přehlednost a čitelnost e-mailu, za druhé to znemožňuje vyhledávání v e-mailech, a za třetí to neúměrně zvětšuje velikost odesílaného e-mailu.

Odpovídání a citace

Při odpovědi na e-maily bychom se měli snažit nechávat v historii konverzace jen to podstatné.

Pokud máme ve firmě nastaven způsob, jakým je odpověď umisťována, dodržujeme ho. Nesnažte se být jedineční tím, že narozdíl od ostatních umístíte odpověď dolů pod citovaný text, když ostatní umisťují reakce vždy nahoru.

Když nám někdo napíše e-mail s dotazem, snažme se odpovědět do jednoho dne. Ano, ne vždy je čas, ne vždy se jedná o podstatnou záležitost, ale vždy je vhodné dát druhé straně vědět alespoň to, že se zaslanému dotazu budeme věnovat později a to ideálně i s údajem kdy.

Využívání kalendáře a organizéru

Zvláště ve větších firmách je hojně využívana možnost propojení e-mailového klienta a kalendáře s organizérem. I zde bychom ale měli myslet na to, že je tyto nástroje dobré využívat efektivně a s rozumem.

Proto, když zveme více kolegů na schůzku, a to navíc některé třeba jen v kopii, je nevhodné přikládat k pozvánkám několikamegové přílohy s agendou či dokumentací projektu.

Čtení e-mailů

Možná se to může zdát jako nošení dříví do lesa, ale doporučuji e-maily opravdu číst. Studie prokázaly, že pozornějším čtením e-mailů je možné docílit výrazné časové úspory při řešení problémů, kterých se týkají.

Na jedné straně to plyne z toho, že po důkladném přečtení e-mailu můžeme přesněji určit, na koho se máme obrátit - to souvisí s výběrem adresáta, o kterém jsme se zmiňovali výše.

Druhým aspektem je pak kontrola e-mailu před odesláním. Přečtěte si vždy po sepsání sami svůj e-mail a zkontrolujte, zda dává smysl a zda je z něj patrné, co vlastně chcete říci.

Alternativy

Ne vždy je e-mail tím nejvhodnějším způsobem komunikace. Někdy se více hodí jiná forma, například IM či telefon.

Zmiňované rady nejsou samozřejmě žádným dogmatem. Jsou to ale osvědčená pravidla, která pomáhají e-mailovou komunikaci zpřehlednit a šetří nám tak čas i prostředky. Zkuste se zamyslet, zda některé z nich ve firmě, nebo i v osobní komunikaci, neporušujete a zda má toto porušování reálný důvod.

Něco o tom, jak na e-maily a obecně na chování na internetu si můžete přečíst i v článku věnovaném netiketě.